そう、求めていたのはこの感じ!
団体宿泊予約が必要
事前に値段をお伺い
予算内で収まるか心配…
<結論>
事前の相談、速攻予約で即解決
商売はこうでないと!
更新日: 2019年4月4日
2019年の「すげの会」全国大会が愛媛県でかいされることとなり、言い出しっぺということで大会実行委員長になりました。
もともと会場となる現地の調査のお手伝いを頼まれてお邪魔したのが最初です。
4年目となる今年は、すげの会メンバーの鍛え抜かれた眼力で私が見落とした種類を見つけてもらおうと思いもありました。
最初、現地の方に実行委員長をお願いしたのですが、会員ではないからと丁寧にお断りされてしまい、では私がとなりました。
全国大会の開催は、これが初めてではなく、一昨年の「韓国大会」も現地との調整や細かい打ち合わせと準備をしたことがありました。
今回は日本での開催ですし、合計38名の参加者でしたので何とかなると考えました。
しかし、やることは多い
実行委員長だから指示するだけではなく、実行委員長、会計、開催前後の打ち合わせ、雑用、ですので、ひとり何役もこなす必要があります。
そのため、開催にあたっての準備は、1年前から初めていました。1年前というと早すぎると思われるかもしれませんが、あっという間です。
今思えば、1年前に開催までのロードマップを作っておいて良かったなあと自分に感謝しているくらいです。
1年前の私は、開催までの大まかなロードマップを作った上、会場の設定、宿泊施設の調査、保険の種類について調べていました。
さらにロードマップにある項目をGoogleカレンダーに事前に登録していたので「今日までにあれやっとかないとヤバイ!」と自分で自分に指示を出していました。
先週金曜日が参加申し込みの締切でした。
次の月曜日には保険代理店に直行し、宿泊を伴うということで「レクレーション保険」ではなく、「国内旅行傷害保険」にひとり300円で加入してきました。
事前に保険について調べていたからです。
お世話になろうとしていた保険代理店が閉店するというハプニングがありましたが、岡山駅前にある「株式会社 笠原損害保険」さんにお世話になりました。
今回加入した保険は、家から出発して家に帰るまでの「1泊2日」で起こるすべてのケガや入院に対応するものです。
参加者の方に何かあった場合「株式会社 笠原損害保険」で契約を担当してくださった方の携帯電話に直接お電話できる実に簡単なシステムです。
なんせ、実行委員長ほかいろいろ担当なので、事か起こったときの対応はその方だけでなく他の皆さんへの対応もしないといけません。
病院等の手配をお願いできる方とすぐにつながれる安心感はたまりません。
保険の次は「宿泊施設」予約
「保険」で参加者の皆さんのケガや入院に対応できました。
次は「宿泊施設」の予約です。
参加者40名ですので、宿泊施設もそれなりに大きめでないと難しい人数です。この点は、地元の方からおすすめのあった「利楽(りらく)」さんにお願いすることにしました。
利楽さんは、後から調べて知ったのですが「西日本最大級の野天風呂」が最大の売りです。私は、2日目の観察会の会場から近くということでおすすめしてくださったと思っておりました。
ところが、参加者の年齢層を見ても、開催日6月初め、登山という並びから見ても利楽さんにお願いするのが最適でした。
といいますのも、利楽さんで予約のための詳細をお伺いするときに対応してくださった担当者の方が相当ナイスガイだったのです。
このナイスガイ、実際は利楽を運営されている「株式会社レスパスコーポレーション」の社員さんとのことでした。
1年前の調査の帰り、地元の方と一緒に当時は候補のひとつだった利楽さんへ突然にお邪魔させていただきました。
そのときは、こちらも内容があやふやだったこともあり、別の宿泊所にしようかと考えておりました。
ところが、飛び込みでお邪魔した7ヶ月後の2月、やはりアクセスを考えると利楽さんがベストということで再度お電話させていただきました。
それまでは、地元の方に利楽さんとの打ち合わせをお願いしていましたが、料金のこともありますので私の方で直接やりとりするのが良いと判断しました。
すると、そのときに対応してくださった担当者の方の話が明瞭な上、何より良い意味での「商売人」感と「おもてなし」感があふれており、こちらの要望を良く聞いてサクサク検討してくださるのです。
これは「利楽さんしかない」と確信した瞬間です。
例として「前後泊」があります。前後泊は、遠方の方が現地集合される場合、どうしても前日入りしないと大会開催に間に合わないのです。
今回だと岩手からお越しの方が前後泊をご希望でした。
ところが、1年前に利楽さんから事前に伺っていたこととして「改修工事」がありました。予定ですと、私たちが利用する直前に工事が完成するようでした。
ところが、今年になって、私たちが利用した後から工事を始めるよう日程が変更になったと言われるのです。
そうしますと、前後泊の「後」の宿泊ができない可能性が出てきました。
この可能性について伺ったところ、なんと「後」で泊まられた方が帰られた後から工事を開始するように手配してくださったというではありませんか!
確かに、宿泊日は土曜日で、後泊の日曜日から工事開始というのは無いのですが、気づかいがうれしいじゃないですか。
お電話したのが2月、参加申し込み締切が3月末でした。人数が確定し、保険に加入した私が次にしたのが「宿泊申し込み」です。
ナイスガイの担当者の方とは、電話の後、すぐにメール連絡できるようにしておきました。
私が電話よりメールを好むのは「言った、言わない」がないからです。
確実に文字に残るのでお互い合意に向けた努力がしやすいと考えています。電話ですと、相手に「自分はこう言った」と押し切られてしまったら終わりです。
「部屋割り」という問題
宿泊施設は決まった、人数も連絡した!で終わりではありません。
「部屋割り」という作業があります。
上から順にてんでバラバラに部屋割りするものひとつの手ですが、今回の大会は合い乗りされて来られる方が多いので、合乗りチームはできるだけ同じ部屋にします。
合乗りチームをひとつの部屋にすることで、事前に観察会で必要な荷物の積み込みができるからです。
バラバラの部屋ですと「まず相手の部屋を探し、カギを受け取り、荷物を積んで、カギを返す」という手間がかかりすぎます。遠慮して荷物を忘れたのでは話になりません。
家族連れは当然ひとつの部屋、ご夫婦はいつも一緒にいるということでバラバラ、相乗りチーム、年齢、男女別と条件を考えると部屋割りだけでも結構時間がかかります。
3回ほど手直ししたところで決定!
なぜ宿泊予約の段階で部屋割りまで決める必要があるかというと、宿泊施設の部屋自体の予約もしたかったからです。利楽さんには、和室、洋室、本館、別館とあります。
つまり「和室で本館、各部屋定員いっぱい」が一番お安く宿泊できます。
私たちの利用する土曜日は、ひとり500円アップしますので死活問題です。
そこで、事前にいただいていた部屋割り表と各部屋のお値段、参加者の条件を総合的に判断したわけです。
すでに大会要項で料金を事前に発表しているので変更はできません。赤字になってもいけない・・・
利楽さん側のお手間と他の宿泊客の皆さんのことを考えると、早めが肝心です。
部屋割りが決定した瞬間にメールでお送りしました。その際に私から無理と分かりつつお願いをしてみました。
ーーーーーーーー
1.宿泊+宴会(****円/人)税込で
2.弁当数(33個)6月9日(日)7時、1,000円(お茶込)
3.6月9日(日)荷物置き場について
ーーーーーーーー
1.宿泊+宴会(***円/人)税込で
会員から集める料金をお知らせした上で、消費税を含む全部込み込みでのお値段をお願いしました。
現地で集金するため、小銭での支払いが難しいのです。支払う側には簡単ですが、受け取る側はどうでしょうか?
<内訳>
宿泊(1泊)
食事(6/8料理、6/9朝食)
*料理に乾杯用のアルコールとソフトドリンクを含む
---------
合計 **万円(税込)
2.弁当数(33個)6月9日(日)7時 、1,000円(お茶込)
利楽さんのお隣にある「あさつゆマルシェ」さんも利楽さんの関連施設です。そのため、お弁当の注文ができることは事前にお伺いしできることを確認していました。
みなら産直物産市「あさつゆマルシェ」
「あさつゆマルシェ」 さんは朝8:30からなので無理かも・・と思いながらこちらの予定をお知らせしつつ、朝7時に弁当を発注。
しかも弁当の形まで指定するという図々しさを発揮しました。
<弁当>33個(税込1,000円/個)
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・お届け: 6月9日(日)7時~7時30分の間
*7時朝食、8時に利楽を出発します
・内容:弁当、ペットボトル 500ml のお茶1本付き
*弁当のサイズについて:
リュックサックに背負って登山します。
幅広い弁当殻よりも、おかずとおにぎりを別々のパックに
3.6月9日(日)荷物置き場について
さらに、宿泊後の日曜日に観察会をするため、荷物を置かせていただけるようお願いしてみました。宿泊するための荷物を持っていくのは大変ではないかと思ったからです。
それと、6月なので登山後はお風呂に入ってサッパリできるとも考えました。せっかくの温泉なので良い機会です。
その日に担当のナイスガイから返信が!
メールをお送りして2時間後、すぐに返信をいただきました。結果は、すべてこちらの要望を受け入れてくださるというのです。
ビックリしました。そこそこの人数と言っても40名程度、それだけの人数しかいないにも関わらず私の判断によるワガママをすべて受け入れてくださるという・・
一番ビックリしたのは、いろいろ込みで**万円(税込)でOKだったことです。
<内訳>
宿泊(1泊)
食事(6/8料理、6/9朝食)
*料理に乾杯用のアルコールとソフトドリンクを含む
---------
合計 **万円(税込)
明瞭会計のありがたさをひしひしと感じました。
商売はこうでないとうまくいかないのだと良い勉強になりました。
まだ準備は始まったばかり。これから当日の準備に入ります。
部屋割りの入ったしおり、受付名簿、名札、発表設定やら、やることはまだまだあります。
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